Labirint osebnih podatkov

Jurij Žurej,
Vodja pravne službe pri Atlantic Grupi za Slovenijo, Rusijo in BIH



V svojem profesionalnem življenju se zadnje desetletje že skoraj vsakodnevno stalno ukvarjam z vprašanjem varstva osebnih podatkov. Skoraj vsako področje ali nasvet, ki ga dam v takšni ali drugačni obliki, vedno naleti v določenem obsegu tudi na vprašanje varstva osebnih podatkov. Iz svojih izkušenj lahko zaključim dve stvari.


Prvič, da je področje tako široko, da je dandanes že skoraj nemogoče navadnemu smrtniku razumeti, kaj se sme in kaj ne. In drugič, da je, tako kot pri vseh stvareh, tudi to pravno področje v določenih segmentih s svojimi rešitvami sprejelo stališča, ki so v praksi skoraj nemogoče izvedljiva ali pa so milo rečeno težko razumljiva.


Za lažje razumevanje, kaj se sme in kaj ne, navajam krajši povzetek smernic informacijskega pooblaščenca, ki se specifično ukvarjajo z varstvom osebnih podatkov v delovnih razmerjih in ki so bile objavljene konec leta 2016 in ki naj podajo nekak pavšalen pregled trenutnih standardov na navedenem področju. Še pred povzetkom naj opozorim, da kot pri vsakem pravnem zapisu tudi ta povzetek pomeni osnovna načela, obstaja pa sto in ena izjema, in za bolj poglobljene odgovore vam v praksi priporočam, da se obrnete na informacijskega pooblaščenca.


Osnovno pravilo obdelave osebnih podatkov
Osnovno pravilo, ki velja pri obdelavi osebnih podatkov zaposlenih, je, da se lahko zbirajo vsi tisti osebni podatki, za katere tako določa zakon ali jih na primer zahtevajo kot vpisni podatek uradni obrazci. Praviloma so to podatki, ki jih delodajalec zbira zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Poleg tega se lahko zbirajo tudi podatki, pri katerih je podana osebna privolitev delavca, pri čemer se izrecno priporoča pisna privolitev. V primeru takšne privolitve pa je predpogoj, da zavrnitev soglasja nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. V praksi moramo biti realni in si priznati, da je zelo malo zaposlenih, ki si bodo »upali« odkloniti takšno privolitev, kar v primeru sodnega spora lahko celo pomeni, da tudi taka privolitev ne bi imela prave veljave.


Kako je v konkretnih primerih?

  • Zasebne telefonske številke delodajalec nima pravice izvedeti in če ste prebirali v zadnjih dneh decembra časnike, ste lahko med drugim tudi prebrali, da so na primer francoski delavci zmagali in da jim zakon daje pravico, da imajo tako imenovano pravico, »da se odklopijo« in da niso stalno dosegljivi. Ideja je, da imaš popoldne in čez vikende pravico do vsaj nekaj miru. To pomeni tudi mir pred e-pošto in družbenimi omrežji.
  • Potrdilo o nekaznovanosti delodajalec v določenih primerih sme zahtevati, je pa to odvisno od delovnega mesta, za katerega kandidiraš.
  • Potrdilo o plači pri prejšnjem delodajalcu delodajalec praviloma lahko zahteva, kadar je to potrebno zaradi uveljavljanja določenih pravic, tu je predvsem mišljen hipotetičen izračun socialnih in zdravstvenih nadomestil.
  • Vsaj meni osebno je zelo zanimivo vprašanje podatkov, ki jih pridobi delodajalec z analizami psihološkega profila delavca. Praviloma bi smel pridobiti od izvajalca psihometričnega testiranja zgolj podatek o tem, ali kandidat ustreza zahtevam ali ne, ni pa upravičen dobiti testov oziroma odgovorov na posamezna vprašanja. Smernice pooblaščenca izrecno navajajo, da psihometrično testiranje delavcev lahko delodajalec izvede tudi v času trajanja delovnega razmerja, vendar samo v primeru, ko gre za ugotavljanje lastnosti, katerih poznavanje s strani delodajalca je relevantno in nujno z vidika uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma za učinkovito organiziranje delovnega procesa.
  • Pogosto vprašanje, ki ga dobim, je, ali lahko naredimo kopije osebnih dokumentov. Moje vprašanje nazaj je, kolikokrat pa ste do sedaj pogledali kopije dokumentov, ki jih že imate, in običajno je odgovor, da nikoli. Načeloma se lahko pred vnosom v zbirko osebnih podatkov sicer preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo. Delodajalec lahko z osebnega dokumenta prepiše tiste osebne podatke, za obdelavo katerih ima pravno podlago. Kot tudi sicer se lahko dokumenti za vnaprej določene namene kopirajo tudi na podlagi pisne privolitve imetnika, pri čemer pa mora biti privolitev resnično prostovoljna, ne izsiljena ali pogojevana. Enako velja tudi za potrdilo o davčni številki in kopijo bančne kartice. Če pustimo ob strani, da navedeni dokumenti praviloma ne predstavljajo sami za sebe osebnega podatka, kljub temu delodajalec proti volji delavca ne more zahtevati teh dokumentov, še posebej če dobi podatke dostavljene v drugi obliki.
  • Posebno vprašanje je izpis iz poročne matične knjige, kjer delodajalci včasih zahtevajo navedeni dokument, da se prepričajo o spremembi priimka, vendar ta pogoj izpolni tudi katerikoli drug dokument, iz katerega izhaja ta podatek, nikoli pa se ne sme preverjati razloga, zakaj je oseba spreminjala ime in priimek. Kopija izpisa iz rojstne matične knjige se običajno predloži kot izpisek za uveljavljanje pravic iz dejstva, da imaš otroka, na primer dodatnih dni dopusta, pri čemer lahko delavec na izpisku prekrije vse osebne podatke, razen svojega imena ter imena, priimka in datuma rojstva otroka.
  • Kadar je delodajalec delavcem dolžan zagotoviti topel obrok med delom, je upravičen do podatka o tem, katero hrano smejo iz zdravstvenih (ali drugih utemeljenih) razlogov delavci jesti, ne pa tudi do delavčeve diagnoze. Poleg zdravstvenih razlogov so tu lahko podani tudi verski razlogi in v praksi je težko preveriti verske razloge, poleg tega pa po tem podatku ne smete spraševati.
  • O tem, zakaj zaposleni koristi letni dopust, o vzroku oziroma razlogu zanj, delodajalec nima pravice spraševati.
  • Pogosto vprašanje je tudi, ali sme nov ali potencialni delodajalec preverjati navedbe kandidata pri trenutnem ali prejšnjem delodajalcu, pri čemer je odgovor negativen.
  • Veliko je tudi vprašanj o fotografiranju zaposlenih. Odgovor je odvisen od situacije. Če dobite zaposlenega, ki spi med delovnim časom, ga mirno lahko slikate, da imate dokaz za disciplinski postopek, na splošno pa nimate te pravice, če nimate soglasja sodelavcev.
  • Podatek o veljavnosti vozniškega dovoljenja lahko zahtevate le od tistih, ki pri svojem delu uporabljajo vozila in je bilo vozniško dovoljenje navedeno kot pogoj za zasedbo delovnega mesta.
  • Članstvo v sindikatu načeloma nima delodajalca kaj zanimati. Izjema je, če delodajalec pobira za sindikat sindikalno članarino, kjer pa mora sindikat podpisati z delodajalcem pogodbo o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov, s člani sindikata pa mora imeti pisno privolitev, da se obdelujejo njihovi osebni podatki.
  • Podatki o evidenci delovnega časa, in sicer o prisotnosti in odsotnosti, se sodelavcem lahko razkrijejo, če je to nujno za npr. urejanje razporedov dela, predvidenimi odsotnostmi in drugimi podobnimi razlogi, če je takšno obveščanje povezano z delom zaposlenega.
  • Podatke o osebnem imenu, nazivu, funkciji, službeni telefonski številki in naslov službene elektronske pošte predstojnika in tistih zaposlenih, katerih delo je pomembno zaradi poslovanja s strankami ali uporabniki storitev, je dovoljeno javno objaviti, za druge pa praviloma ne. Sme se tudi objaviti elektronske naslove kontaktnih oseb.
  • Podatek o koriščenju počitniških kapacitet je možen le na podlagi osebne privolitve zaposlenega.
  • Interni imenik z imenom in priimkom, delovnim mestom in službeno telefonsko številko, prav tako službeni e-naslov in službeni mobilni telefon, se lahko objavijo na intranetu podjetja, ki je viden zgolj zaposlenim in zato ni potrebna privolitev delavca. Fotografija zaposlenega se praviloma naj ne bi objavljala, razen če le-ta za to ne da osebnega soglasja.
  • Delodajalec je upravičen do podatka, ali je zaposleni zdravstveno sposoben opravljati delo in ali ima kakršnekoli omejitve, ne sme pa spraševati o razlogih za omejitve, diagnozi, vrsti bolezni ali drugih zdravstvenih podatkih.
  • Preverjanje alkoholiziranosti in zlorabe drog je ne samo pravica, temveč dolžnost delodajalca, mora pa imeti sprejeta ustrezna pravila in paziti na pravice zaposlenega.
  • V primeru poškodbe pri delu delodajalec nima pravice do vpogleda v zdravstveno dokumentacijo in izvide in v primeru spora, ali je do poškodbe res prišlo na delu, bo o tem odločalo sodišče.
  • V primeru kontrole bolniške odsotnosti delodajalec lahko pridobi podatke o režimu gibanja delavca in tudi podatke o razlogu začasne zadržanosti, nima pa pravne podlage za pridobitev diagnoze bolezni oziroma poškodbe. In kar je pogosto vprašanje v zadnjem času. Ali lahko uporabim podatke, ki jih je zaposleni objavil na Facebooku, za dokazovanje kršitve bolniške odsotnosti, je odgovor, da.
  • Teh pravil in življenjskih situacij je še mnogo in naj zaključim morda z omembo še ene, in sicer gre za vprašanje, ali lahko pogledam vsebino e-pošte zaposlenega. Namesto odgovora bom podal morda rajši en nasvet. Kadar gre za pomembna elektronska sporočila, predlagam, da se odpre skupen elektronski predal, kamor takšna pošta prihaja, ali pa da je pošta vezana na delovno mesto, npr. vodja izmene nočnih delavcev in ne na ime in priimek osebe. S tem si boste zelo olajšali delo, saj praviloma ne gre več za osebni podatek konkretne osebe.


Nova in dopolnjena pravila o varstvu osebnih podatkov na področju EU
Za čisti zaključek naj podam še dve opozorili oziroma drobna namiga. Maja so bila sprejeta na področju EU nova in dopolnjena pravila o varstvu osebnih podatkov, ki jih morajo države implementirati v dveh letih in ki prinašajo konkretne spremembe. Sam bi izpostavil pravico do popravka, pozabe, izbrisa, ugovora in prenosljivosti in popolno novost za velika podjetja in podjetja, katerih temeljna dejavnost obsega tudi obsežno obdelavo osebnih podatkov, da imenujejo uradno osebo odgovorno za varstvo osebnih podatkov. EU se je odločila narediti malce večji red na tem področju in sprejela resne sankcije. V primeru gospodarskih družb so le-te lahko kaznovane v znesku do 4 % skupnega svetovnega letnega prometa v preteklem proračunskem letu. To je poleg kazenske odgovornosti uprav in neposredno odgovornih za določene kršitve varstva osebnih podatkov, nedvomno dokaj velika motivacija, da bomo vsi skupaj začeli obravnavati to problematiko morda še bolj resno, kot smo jo sedaj. In kot sem napisal že na začetku, če vam kaj ni razumljivo in jasno, se obrnite na Informacijskega pooblaščenca, ki nudi zelo dobro svetovanje, ali pa na strokovnjake na tem področju, kot so na primer nekdanji informacijski pooblaščenci in si zagotovite mirno delo.





REVIJA HR&M

JE NEPOGREŠLJIVA SOPOTNICA ...

... voditeljev, HRM managerjev in vseh strokovnjakov, ki se ukvarjajo s področjem vodenja, razvoja ljudi.
Priporočamo jo tudi managerjem, ki vršijo svoje kadrovsko poslanstvo in jim ni vseeno, kako voditi zaposlene.


K branju so vabljeni tudi vsi drugi, ki želijo z odličnim vodenjem in ravnanjem z ljudmi pri delu dosegati
nadpovprečne rezultate.